Wat is preventieve mediation?
Het doel van preventieve mediation is de ‘klokken gelijk zetten’ voor de start van of tijdens een samenwerking. Het pro-actief doornemen van belangrijke zaken in plaats van re-actief.
Het in de voorfase van een samenwerking met elkaar ‘in de diepte gaan’ en de belangrijkste samenwerkingselementen echt doorspreken. Niet alleen de harde elementen (zoals cijfers en bedingen). Maar ook zachtere elementen (zoals verwachtingen naar elkaar, persoonlijke doelstellingen en omgangsvormen). En na afstemming het daaraan committeren. Het leidt tot wederzijds begrip en verbondenheid. Dat vergroot de kans op succes van de samenwerking. En verminderd de kans op uitval, ontslag of conflicten.
Bij deze mediationvorm is het wenselijk dat de mediator ook vakinhoudelijke kennis en ervaring heeft van de samenwerkingsvorm naast zijn algemene mediationvaardigheden. Zo kan hij de juist vragen stellen, voorbeelden geven en onderwerpen behandelen.
Psychologisch contract
Deze afstemming vanuit de preventieve mediation kan leiden tot een zogenaamd psychologisch contract van en tussen alle teamleden of samenwerkingspartners. Hierdoor is er een beter begrip, beter draagvlak en betere naleving.
Uitgangspunten voor het duurzaam contracteren van een dergelijk psychologisch contract zijn:
- Zo weinig mogelijk juridisch jargon.
- Gericht op de kern; waar gaat het nu om.
- Wat zijn de gewenste waarden en normen.
- Transparant, duidelijk en in begrijpelijke taal.
- Vanuit vertrouwen (een arbeidscontract bevat bijvoorbeeld veel regels uit wantrouwen).
- Gezamenlijk doel c.q. intentie.
- De relatie centraal.
- Toekomstgericht.
- Win-win.
Preventieve mediation en start-ups
Preventieve mediation werkt goed bij het begin van een langdurende c.q. duurzame samenwerking. Denk aan een startup, joint venture, Vof, maatschap maar ook bij een belangrijk dienstverband.
Bij een startup worden in deze sessies bijvoorbeeld onderwerpen als aandeelhouderschap, rol- en taakverdeling, verantwoordelijkheden, samenwerking en communicatie binnen het team of de samenwerking besproken. Taken, doelen en verwachtingen met elkaar afgestemd. De mogelijke aspecten welke behandeld worden kunnen relationeel, zakelijk en juridisch zijn.
Hierdoor ontstaat bewustwording ten aanzien van de kracht van de samenwerking maar ook van de risico’s. Door hier in een vroeg stadium aandacht aan te besteden is het mogelijk om eventuele pijnpunten tijdig te traceren en op te lossen. Verschillende problemen kunnen daardoor worden voorkomen of in betere banen worden geleid.
Periodiek, bijvoorbeeld jaarlijks, kan zo’n sessie onder begeleiding van een neutrale derde worden herhaalt. Dit om alle belangrijke afspraken nog eens te bespreken en waar nodig aan te scherpen.
Preventieve mediation en dienstverbanden
Bij een sollicitatie wordt, gemiddeld gesproken, voornamelijk gekeken naar kennis, ervaring en vaardigheden van de kandidaat. Maar het echt afstemmen van zaken als bedrijfscultuur, communicatievormen, sfeer, karakters binnen het gehele team en meer wordt vaak met minder diepgang behandeld. Terwijl kennis en vaardigheden in de loop makkelijker kunnen worden bijgestuurd dan de meer persoonlijke succesfactoren.
Nu wordt de sollicitatie vaak afgesloten met een formeel contract met daarin zaken als: concurrentiebeding, relatiebeding, ziektevoorschriften, geheimhoudingsbeding en dergelijke. Met preventieve mediation kan er vooraf een betere afstemming worden gemaakt over de zachtere zaken welke juist belangrijk zijn voor het succes van de nieuwe medewerker en het team.
Wanneer de wisselwerking van de nieuwe persoon met het team of bedrijf essentieel is dan wordt aanbevolen deze overlegvorm in te voeren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een nieuwe manager, directeur of toezichthouder.
Veranderingsmanagement tool
Veranderingen hebben bijna per definitie last van weerstand. Mensen willen bij het vertrouwde blijven of zijn bang voor het nieuwe of de (gevolgen van de) wijziging.
Veranderingsmediation is een vorm van preventieve mediation. Het is een perfecte methode om groepen mensen vooraf op een lijn te krijgen. Laat alle betrokkenen voor de wijziging hun angst uitspreken en probeer daar wat mee te doen. Als dat gedaan wordt via de preventieve mediation aanpak is er minder (verborgen) weerstand en kan er beter consensus met alle betrokken worden gevonden.
Het werken met een neutrale gespreksleider (zoals een ervaren mediator) is dan wel aanbevolen. Alle deelnemers van deze sessies zijn dan gelijkwaardig en dat bevordert de draagkracht en openheid. Per saldo scheelt dat veel weerstand, kosten en is er een grotere kans op succes.
Premartial mediation
Voor het huwelijk of samenlevingsvorm wordt steeds meer een vorm van preventieve mediation toegepast. Dit staat ook wel bekend als premartial mediation. Premartial mediation is niet alleen nuttig voor een huwelijk maar voor elke vorm van een vastere (liefdes)relatie.
Hier wordt eerst het relationele deel besproken. Daarna pas het zakelijke. En uiteindelijk het juridische. Huwelijkse voorwaarden of een samenlevingscontract slaan de eerste fase over. Terwijl het relationele deel het fundament is van een goede relatie.
Het belang van een goede relationele en inhoudelijke voorbereiding op een samenlevingsvorm is belangrijk, maar wordt nog onderschat.
Zaken uit de premartial mediation sessies kunnen het best ook worden vastgelegd. Dan kunnen deze afspraken aanzet zijn tot maatwerk van de huwelijkse voorwaarden c.q. samenlevingscontract of daarnaast worden gehanteerd.
Via premartial mediation kunnen bijvoorbeeld de volgende zaken worden afgesproken:
- Afspraken over kinderschapswens en gedachten over de gewenste timing.
- Het vooraf doornemen van ouderschapsafspraken bij het krijgen van kinderen. Tijdens de relatie en na het eventueel verbreken van de relatie.
- Inbouwen evaluatiemomenten betreffende de relatie (relatie onderhoud).
- Afspraken betreffende taakverdeling binnen de relatie.
- Eventuele wijziging taakverdeling na de opvoedingsfase (kinderen het huis uit).
- Afspraken betreffende financiële inbreng binnen de relatie.
- Afspraken betreffende eventuele beëindiging van de relatie (breder dan huwelijkse voorwaarden).
Voorbeelden preventieve mediation
- Samenwerkingsverband (zakelijk of anders), waar partijen het wenselijk vinden (periodiek) om met een neutrale derde diverse zaken door te spreken.
- Voorfase van een samenwerking. Om te kijken of de partijen ook op andere, waaronder persoonlijke, vlakken bij elkaar passen.
- Voorfase van een fusie of overname. Voorbeelden van overnames welke zijn mislukt door verschil in cultuur of persoonlijkheden zijn er te over.
- Aan het begin van een reorganisatie of implementatie van een nieuw automatiseringssysteem met alle direct betrokkenen.
- Eigenlijk zou elke toetreder (werknemer maar ook zelfs leverancier) in een familiebedrijf vooraf dieper in de persoonlijke match moeten kijken.
- Voor een huwelijk. Het puur oordelen op basis van emotie (zoals verliefdheid of liefde) is niet altijd de beste raadgever. En alleen huwelijksvoorwaarden via een notaris is voornamelijk zakelijk en redelijk standaard. Preventieve-mediation houdt rekening met emotie van beide partijen en doet aan maatwerk.
Preventieve mediation versus pre-mediation
De term preventieve mediation wordt regelmatig door elkaar gehaald met de term pre-mediation. Deze mediationvormen zijn echter verschillend.
Bij preventieve mediation is er een positieve intentie om met elkaar samen te werken terwijl bij pre-mediation er juist een spanning c.q. een conflict tussen partijen bestaat.
