Vraag en antwoord

Vraag en antwoord betreffende mediation

Onderstaand hebben we voor u de antwoorden betreffende de meest voorkomende vragen betreffende mediation en het mediationproces opgenomen. Dit staat ook wel bekend als frequently asked questions (FAQ) of Questions and Answers (Q&A). Mocht u, buiten hetgeen gemeld bij deze vraag en antwoord, andere vragen hebben dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen.

• Wat kost mediation?

  • Naast uw eigen tijd betaalt u de mediator per uur.
  • De kosten van de mediator(s) worden vaak verdeeld over de partijen (twee of meer). Bij een advocaat betaald normaal gesproken elke partij zijn eigen advocaat. Mediation is alleen al hierdoor goedkoper.
  • De tarieven per uur van een mediator zijn vergelijkbaar met een advocaat of andere specialistische adviseur.
  • Soms worden nog aanvullende kosten gemaakt voor zaken zoals zaalhuur en dergelijke. Dit zal echter altijd in overleg gaan.
  • Het aantal uren dat een mediator nodig heeft is bijna altijd minder dan een advocaat nodig heeft. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt doordat mediation toekomst- en oplossingsgericht is en er minder dossieropbouw nodig is.

• Welke vormen van conflictoplossing zijn er?

  • De partijen lossen het conflict zelf op (indien dit lukt vaak de beste oplossing).
  • De partijen lossen het conflict zelf op met behulp van een niet-professionele derde (bijvoorbeeld familielid, vriend of relatie).
  • De partijen lossen het conflict zelf op met behulp van een professionele derde (bijvoorbeeld mediator of adviseur).
  • De partijen laten een uitspraak doen over het conflict (bijvoorbeeld door een rechter, bindend adviseur of arbiter).

• Wanneer mediation?

  Onderstaande punten geven een indicatie wanneer mediation aan de orde is:

  • Er zijn mogelijkheden voor een redelijke oplossing.
  • De partijen zelf zijn te veel betrokken bij de zaak om nog objectief / neutraal te handelen.
  • De betrokkenen willen snel een einde maken aan het conflict.
  • Het in stand houden van een relatie is belangrijk.
  • Het beëindigen van een relatie kan het beste zorgvuldig gebeuren.
  • Een rechterlijke uitspraak lost het (achterliggende) conflict niet (geheel) op.
  • Het is wenselijk om eigen keuzes te maken in plaats van een uitspraak te laten doen door een derde.
  • Geheimhouding is van belang.
  • De zaak is technisch ingewikkeld en/of specialistisch complex.
  • Het gaat om communicatiestoringen.

• Wanneer kunnen andere methodes gewenst zijn?

  • Indien het belangrijk is dat de rechter zich over deze zaak (openbaar) uitspreekt (bijvoorbeeld bij jurisprudentievorming).
  • Indien een partij niet in staat is verantwoordelijkheid voor besluiten te dragen.
  • Indien een partij baat heeft bij vertraging (er speelt bijvoorbeeld een geheime agenda).
  • Indien een eerdere mediation poging mislukt is.
  • Indien er geen keuzevrijheid bestaat.
  • Bij gevaar voor geweld.
  • Bij moeilijk te compenseren machtsongelijkheid.
  • Indien een partij aantoonbaar te kwader trouw is.

• Wat zijn bijvoorbeeld directe en indirecte kosten van conflicten?

  • Aantasting van reputatie.
  • Verlies of beschadiging van relaties.
  • Ziekteverzuim.
  • Ongemotiveerde medewerkers.

• Waarom BSP-Mediation als mediator?

  • Ervaringscijfers van de laatste jaren tonen een slagingspercentage van mediations van ruim 80%.
  • Het merendeel van de mediations is binnen 15 mediation uren afgewikkeld.
  • Het merendeel van de mediations heeft een kortere doorlooptijd dan 1 maand na de start van de mediation.
  • BSP-Mediation streeft ernaar om binnen 3 werkdagen na aanvraag minimaal één geschikte mediator aan de opdrachtgever(s) voor te stellen.
  • Het binnen een paar weken positief beëindigen van het betreffende conflict is daarom eerder regel dan uitzondering.

• Hoe werkt mediation?

  Er worden, onder begeleiding van de mediator, gesprekken gevoerd over alle zaken die binnen de conflictomschrijving passen. De conflictomschrijving wordt in de eerste sessie gezamenlijk vastgesteld en omschreven in de mediationovereenkomst. De gesprekken worden voorgezet totdat er een aanvaardbare oplossing is waarin alle partijen zich kunnen vinden. Vaak wordt de oplossing in een vaststellingsovereenkomst vastgelegd. De mediator heeft de taak partijen te helpen om alternatieven te zoeken om tot een werkbare oplossing te komen. De partijen maken zelf hun keuzes.

• Wat zijn de fases van mediation mediation?

  • Voorfase (voorlichting, keuze conflictmanagementinstrument en mediatorselectie);
  • Intake gesprek (vaak gezamenlijk, soms individueel);
    • Gezamenlijke startbijeenkomst (mogelijk gecombineerd met intake).
    • Ondertekening van de “mediationovereenkomst“.
  • Exploratiefase;
  • Onderhandelingsfase;
  • Afrondingsfase;
    • Ondertekening van een “vaststellingsovereenkomst”.
    • Herstel of nette beëindiging van de relatie.

• Wat is een mediationovereenkomst?

  In de mediationovereenkomst zijn de spelregels van het mediationproces opgenomen. Zoals: vrijwilligheid, vertegenwoordiging, rol van de mediator, vertrouwelijkheid, zelfwerkzaamheid, staken of opschorten van juridische procedures. In de mediationovereenkomst verklaren partijen ook zich in te spannen om hun conflict samen op te lossen. Het mediation proces mag dan informeel zijn, de overeenkomst onderstreept het zakelijke en professionele karakter.

• Wat is een vaststellingsovereenkomst?

  In een vaststellingsovereenkomst worden de zakelijke en persoonlijke rechten tussen partijen vastgesteld en de definitief gemaakte afspraken omschreven. Het kan worden gezien als een contract waar de door de partijen gekozen oplossing in geregeld is. Alle partijen ondertekenen de overeenkomst.

• Wat is een caucus?

  Een gesprek van de mediator alleen met één van de partijen. Waar nuttig houdt de mediator soms individuele gesprekken. Deze zijn en blijven vertrouwelijk. In de gezamenlijke sessies worden dergelijke individuele gesprekken gemeld soms met een korte samenvatting van het besprokene.

• Op welke manier kan een mediation eindigen?

  • Het conflict is opgelost, het resultaat wordt vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst.
  • Het conflict is gedeeltelijk opgelost, in de vaststellingsovereenkomst wordt aangegeven waarover men overeenstemming heeft en op welke punten niet. Soms worden de overgebleven punten aan de rechter of arbiter voorgelegd.
  • Partijen komen tot het inzicht dat zij op deze wijze niet verder kunnen, en besluiten om externe ondersteuning te zoeken zoals een management- of organisatieadviseur, of een coach (bij persoonlijke conflicten).
  • De mediation stopt voortijdig doordat één partij besluit te stoppen. Het conflict blijft bestaan en wordt via een andere weg (meestal een procedure) beslecht.
  • De mediator besluit de mediation te beëindigen. Bijvoorbeeld omdat partijen geen inzet tonen om er gezamenlijk uit te komen of afspraken niet nakomen.

• Wat zijn de randvoorwaarden voor mediation?

  De verplichting om zich in te spannen om er “iets van te maken”. De mediation is niet een vrijblijvend praatje onder toeziend oog van een derde. De partijen dienen ervoor open te staan om naar elkaars argumenten te luisteren. Er moet bereidheid zijn om naar mogelijke alternatieve oplossingen te zoeken. Dat betekent dat de partijen bereid zijn om te onderhandelen over mogelijke oplossingen.

• Mogelijke zakelijke conflicten?

  Organisatie versus werknemer: Individueel arbeidsconflict.

  Organisatie versus groep werknemers: Collectief arbeidsconflict.

  Organisatie versus bedrijf: Koop/verkoop conflict of huur/verhuurconflict.

  Organisatie versus overheid: Fiscaal conflict of bestemmingsplanconflict.

• Wat is het MfN-register?

  Het MfN-register (voormalig NMI-register) is het kwaliteitsregister voor mediators. MfN-registermediators (voorheen NMI registermediators) zijn gekwalificeerde mediators die voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen en werken onder vastgestelde condities.

  Het MfN-register (MfN staat voor Mediatorsfederatie Nederland) wordt beheerd en onderhouden door de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM). In het MfN-register zijn alleen gekwalificeerde mediators opgenomen die voldoen aan de kwaliteitseisen van de SKM. Uiteraard zijn deze mediators onafhankelijk en onpartijdig. MfN-registermediators hebben een erkende mediation opleiding gevolgd en houden hun kennis en vaardigheden continu op peil (permanente educatie). Daarnaast zijn MfN-registermediators gebonden aan een bepaalde werkwijze.

• Wat is het MfN?

  De grote landelijke verenigingen van mediators hebben zich verenigd in de ‘Mediatorsfederatie Nederland’. Daarmee is een belangrijke stap gezet in de organisatie en de professionalisering van het mediatorsberoep. Op 1 januari 2014 is de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) van start gegaan. De Mediatorsfederatie Nederland vertegenwoordigt het mediationberoep in de publieke belangenbehartiging. Daarnaast maakt de federatie zich sterk voor de verdere ontwikkeling van het beroep van mediators en bewaakt en bevordert de kwaliteit van de beroepsuitoefening.

• Wie maken deel uit van Mediatorsfederatie Nederland?

  De volgende grote landelijke verenigingen van mediators hebben zich verenigd in de Mediatorsfederatie Nederland:

  • Nederlandse Mediatorsvereniging (NMv).
  • Nederlands Instituut van Psychologen, sectie mediation (NIP).
  • Vereniging van Familierecht Advocaten Scheidingsmediators (vFAS).
  • Nederlandse Vereniging van Mediation Advocaten (NVVMA).
  • Vereniging van Mediators en Scheidingsbemiddelaars in het notariaat (VMSN).
  • Vereniging van Mediators bij de Overheid (VMO).

• Wat is het MfN mediationreglement?

  Dit reglement is opgesteld door het Mediatorsfederatie Nederland (MfN). In het MfN-mediationreglement zijn gedrag-, klacht- en tuchtregels opgenomen voor de geregistreerde mediator. In de mediationovereenkomst wordt naar het MfN-mediationreglement verwezen, zoals naar algemene voorwaarden.

• Wat is een mediation clausule?

  Een mediation clausule geeft in contracten aan wat de methodes zijn om een conflict tussen conflicterende partijen op te lossen. Dat kan alleen mediation zijn maar ook een stapsgewijze verzwaring van de middelen. Bijvoorbeeld eerst zelf, dan mediation dan de rechter.

• Is er een klachtenregeling betreffende mediators?

  Dit reglement is opgesteld door het Mediatorsfederatie Nederland (MfN). In het MfN-mediationreglement zijn gedrag-, klacht- en tuchtregels opgenomen voor de geregistreerde mediator. In de mediationovereenkomst wordt naar het MfN-mediationreglement verwezen, zoals naar algemene voorwaarden.

• Is er een tuchtregeling voor mediators?

  Ja, er is een tuchtregeling, waarbij de mediator voor de tuchtcommissie moet verschijnen en over zijn gedragingen een oordeel wordt geveld.

• Wat is een MfN-registermediator?

  Een mediator die een speciale opleiding en het examen met goed gevolg heeft doorlopen mag zich bij het MfN-register inschrijven. De bij het MfN ingeschreven mediator moet zijn mediationpraktijk uitoefenen volgens de regels die in het MfN-mediationreglement zijn opgenomen. De mediator moet daarnaast jaarlijks een aantal mediation vakopleidingen volgen om geregistreerd te blijven en zich aan de mfn-gedragsregels houden.

• Waarom is er soms meer dan één mediator nodig?

  Een tweede mediator kan specialistische kennis binnenbrengen. Maar een tweede mediator kan ook ingezet worden om tot een versnelling van het mediationproces te komen.

• Wat is exit-mediation?

  Bij exit-mediation hebben de werkgever en de werknemer beiden aangegeven dat het wenselijk of beter is om de bestaande arbeidsrelatie met elkaar niet voort te zetten. Alleen partijen hebben nog niet besloten wat de afspraken rondom deze beëindiging zijn. Ze willen het gesprek daarover houden onder begeleiding van een derde, in deze een mediator. Het voordeel van een mediator is dat deze beide partijen ondersteunt, onafhankelijk is en, indien daar op geselecteerd, ook deskundige is in arbeidskwesties. Hierbij let de mediator natuurlijk ook op de fiscale wetten, voorschriften rondom de werkloosheidsuitkeringen en de sociale consequenties. Bij het kiezen voor exit-mediation staat vooraf niet vast of de arbeidsrelatie werkelijk wordt verbroken, maar het is wel de eerste gedachte. Beide partijen kiezen zelf wat precies de oplossing wordt.
  

• Hoe lang duurt een mediation?

  Hoe lang een mediation in totaal duurt hangt af van vele zaken. Elk conflict is anders, elk mens is verschillend en elke organisatie is anders. Echter in 80% van de gevallen zijn arbeidsconflicten opgelost binnen 12 uur en voor 80% van de gevallen geldt dat ook voor zakelijke conflicten. Een mediation-sessie zelf duurt zolang als de partijen aankunnen en met elkaar hebben afgesproken. Gemiddeld duurt een sessie echter 2 tot 2,5 uur. Als BSP-Mediation vragen we echter partijen om 3 uur te reserveren, want als het lekker gaat is het jammer als de klok een goed gesprek afkapt. De duur in tijd is voor een groot deel afhankelijk van wanneer de partijen, inclusief de mediator, tijd hebben om elkaar te treffen. In onze opinie dient een mediator zo flexibel mogelijk te zijn om daarmee de snelheid van het oplossen te bevorderen. Maar soms moeten ook nog zaken met derden worden overlegd of worden uitgezocht. Ook moet er rekening worden gehouden met de sociale consequenties van de gesprekken of de uit te werken oplossing. 80% van de conflicten zijn echter met mediation binnen 5 weken opgelost.

• Een specialistische mediator of niet?

  Er speelt allang de vraag of de mediators gespecialiseerd dienen te zijn of niet.Een aantal vindt dat de partijen zelf de inhoudsdeskundigen zijn en de mediator alleen de gespreksleider en specialist in conflictsituaties.Anderen vinden dat de mediator ook kennis moet hebben van het soort conflict, de branche of andere specifieke zaken. Als BSP-Mediation vinden wij het belangrijk, zo niet essentieel, dat er meer is dan kennis van conflicten in zijn algemeenheid. Onze mediators moeten weten wat er kan spelen in de betreffende branche of situatie, moeten alert zijn op valkuilen van bepaalde regels of omstandigheden en weten wanneer er aanvullende expertise benodigd is.
  

• Wat zijn de gedragsregels voor de MfN-registermediator?

  Deze gedragsregels zijn een richtlijn voor het gedrag van de MfN-registermediator. Zij dienen tevens als informatievoorziening voor betrokkenen en als maatstaf voor de tuchtrechter bij het toetsen van het handelen van de Mediator.

• Worden mediationkosten gedekt door mijn verzekeraar?

  Minimaal de volgende rechtsbijstandsverzekeraars zijn positief over mediation en vergoeden dat regelmatig (geheel of gedeeltelijk):

  • ARAG
  • Centraal Beheer Achmea
  • DAS
  • Interpolis (Zekervanjezaak polis)
  • Unive

  Hoewel zij naast externe mediator ook met eigen mediators werken kan er in overleg vaak een andere mediator worden aangesteld.

  Naast rechtsbijstandverzekeraars kan mediation ook in andere verzekeringsgevallen worden ingezet en in overleg worden betaald. Neem dan ook gerust contact op met uw verzekeringsmaatschappij. Maar vraag dat ook uw tegenpartij zodat de kosten makkelijker tussen partijen verdeeld kunnen worden.