Veranderingsmanagement
Elke persoon, levensvorm, organisatie of mechanisme moet zich regelmatig aanpassen aan (wijzigingen in) zijn of haar omgeving of situatie. Wordt dat niet, onvoldoende, niet tijdig of incorrect gedaan dan is er kans op schade. Wanneer deze aanpassing of wijziging een iets blijvender karakter heeft spreekt men van een verandering.
Veranderingen zijn in zijn algemeenheid noodzakelijk. Toch verzetten velen zich tegen veranderingen. Soms worden verkeerde veranderingen doorgevoerd of zijn er fouten tijdens het veranderproces. Veranderen vereist daarom speciale aandacht en technieken. Dit wordt wel samengevat als veranderingsmanagement.
Betrokkenen meekrijgen
Binnen organisaties worden gewenste veranderingen vaak op een beperkt aantal niveaus besloten. Niet alle betrokkenen weten de achtergronden of hebben kunnen meedenken. Maar er wordt wel verwacht dat iedereen meewerkt aan de veranderingen. Dit terwijl veranderingen vaak negatieve gedachten of zelfs gevolgen met zich meebrengen. Zoals (tijdelijk) extra werkdruk, stress, aantasting cultuur, nieuwe zaken moeten (aan)leren, verlies verworvenheden, personeelsreductie en het verlaten van het vertrouwde.
Dit soort ruis en stress bij betrokkenen zijn een belangrijke oorzaak dat vele veranderingstrajecten te lang duren, duurder worden of zelfs geheel of gedeeltelijk mislukken.
Het meenemen van alle betrokkenen in het veranderingsproces is een belangrijk taakgebied van elke verandermanager. Echter de verandermanager wordt gezien als een verlengde van het management. Tevens wordt het meenemen van de betrokkenen vaak pas ingezet nadat de plannen zijn gerijpt. Het aan de voorfase van de veranderingen werkelijk betrekken van alle betrokkenen maakt het mogelijk meer draagkracht te creëren en bepaalde onvolkomenheden direct op te lossen.
Deze fase kan uitstekend worden gedaan door een veranderingsmediator.
Veranderingsmediation
Veranderingsmediation is het inzetten van mediationtechnieken bij de start van of tijdens een verandering. Het is de bedoeling dat de veranderingsmediator alle partijen hoort en tracht een gezamenlijk veranderdoel en -traject met elkaar af te spreken. In andere woorden het gelijkzetten van de klokken van alle betrokkenen en belanghebbenden.
De veranderingsmediator is neutraal en ervaren in het leiden van beladen bijeenkomsten. Hij heeft geen ander doel dan te zorgen dat er een akkoord komt tussen alle betrokken over wat bereikt moet worden en de route daarnaartoe. Liefst met als resultaat een schriftelijk document waar alle betrokkenen zich aan committeren.
Hoe werkt veranderingsmediation
De veranderingsmediator zal op basis van verkregen en zelf ingewonnen informatie een plan maken in welke vorm de veranderingsmediation het beste kan worden vormgegeven. Vaak zal een groepsbijeenkomst c.q. groepsbijeenkomsten (afhankelijk van het aantal betrokkenen) een belangrijk onderdeel daarvan zijn.
In de groepsbijeenkomst is de veranderingsmediator de neutrale gespreksleider. De veranderingsmanager, de vakinhoudelijke manager (zoals de ICT leidinggevende bij automatiseringsprojecten) en eventueel directie zijn dan gewoon deelgenoot van de bijeenkomst. Wel zullen ze mogelijk een voor- en toelichtende rol hebben. Alle betrokkenen worden daar om hun input gevraagd.
Er wordt door alle betrokkenen gekeken of het oorspronkelijke veranderplan gehandhaafd kan worden of dat er aanpassingen zijn gewenst. De directie besluit welke aanpassingsvoorstellen worden meegenomen. Daarna wordt alle betrokkenen gevraagd zich achter het definitieve veranderplan te scharen. Soms zelfs op een formele wijze.
Indien er geen akkoord is met alle belanghebbenden dan zal de verandermediator kijken of er in een kleinere setting nader overleg of zelfs mediation plaats kan vinden. Alles gericht op een akkoord vooraf. De neuzen de zelfde kant op.
Wanneer veranderingsmediation?
Veranderingsmediation kan in principe bij elk veranderingstraject worden toegepast. Maar het positieve effect is des te groter indien men weerstand verwacht op de voorgenomen wijziging(en). Het investeren in het vooraf opruimen van weerstanden betaald zich bijna altijd ruimschoots terug.
Voorbeelden waar veranderingsmediation uitstekend kan worden toegepast:
- Introductie van cloud automatisering zorgt voor een tijdelijke piek in automatiseringswerkzaamheden en daarna vermindering van het aantal automatiseerders.
- Een fusie/overname van een concurrerend bedrijf. Eerst was er scherpe onderlinge competitie en nu worden het collega’s.
- Er zal een managementlaag worden weggehaald. Managers verliezen hun baan en anderen krijgen het drukker.
- Een bedrijf maakt hoogwaardige producten maar werkt product gestuurd. Door internationale concurrentie loopt de omzet langzaam terug. Er moet meer klantenfocus komen. De commerciëlen worden belangrijker de techneuten minder c.q. anders.
- Door de Corona crisis is het bedrijfsresultaat zwaar onder druk gekomen. Er moet wat gebeuren om te overleven.
Veranderingsmediator
Een veranderingsmediator moet de gecombineerde vaardigheden hebben van een veranderingsmanager en een ervaren mediator. Dit omdat de veranderingsmediator de risico’s en uitdagingen moet weten van het veranderingsproces en van de betrokken mensen. Hij moet namelijk het veranderingsproces stimuleren en niet per ongeluk een oorzaak zijn van het vastlopen van dat proces.
De inhoud van de gewenste verandering is echter geen verantwoordelijkheid van de veranderingsmediator. Dat zijn neutrale voorzitterschap die onderwerpen behandeld is natuurlijk wel mogelijk. Voorbeeld van een goede veranderingsmediator is onze Zwolle mediator.
Een verandermanager welke zelf probeert dat door de organisatie gedragen commitment te verkrijgen komt vaak voor. Alleen zullen de belanghebbenden ook voelen dat de neutraliteit minder is dan bij een veranderingsmediator. De betrokkenen welke niet aan de touwtjes trekken kunnen zicht daarvoor minder gehoord voelen.
