Een vertrouwenspersoon kan door de werknemer worden benaderd indien de medewerker aanloopt tegen ongewenst gedrag in de organisatie. De vertrouwenspersoon zorgt niet alleen voor het beantwoorden van vragen, maar zorgt ook voor eventuele verdere opvang en oplossingsmogelijkheden. Hulp en advies dus voor zaken die de medewerker op zijn minst lastig vindt om via de normale kanalen te melden.
Taken vertrouwenspersoon
De taken van een vertrouwenspersoon zijn divers. Maar hier een aantal voorbeelden van de taken:
- Zorgen voor een vertrouwelijk punt waar de werknemer vragen kan stellen over het specifieke ongewenste gedrag;
- Nagaan wat de oplossingsmogelijkheden zijn;
- De medewerker informeren over oplossingsmogelijkheden;
- Begeleiden van de medewerker in de oplossing;
- Eventuele doorverwijzing naar een andere hulpverlenende instantie;
- Het aan de organisatie en haar leiding algemene voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag;
- Het ondersteunen van leidinggevenden bij het voorkomen van ongewenst gedrag;
- Het opvolgen van integriteitsmeldingen en het, indien gewenst, zover mogelijk vertrouwelijk houden van de klokkenluider;
- Het registreren en intern rapporteren over ongewenst gedrag.
Voorbeelden van ongewenst gedrag
Ongewenste omgangsvormen kunnen divers zijn zoals:
- Pesten;
- Dwang;
- Discriminatie;
- Agressie en geweld;
- Seksuele intimidatie;
- Ongewenste intimiteiten;
- Integriteitsdwalingen (zoals diefstal, machtsmisbruik en schending van regels);
- En dergelijke.
Vertrouwelijkheid vertrouwenspersoon
Vanzelfsprekend is de communicatie met de vertrouwenspersoon vertrouwelijk. De gecertificeerde vertrouwenspersonen houden zich aan een geheimhoudingsplicht.
Helaas heeft de beroepsgroep nog geen verschoningsrecht voor de rechtbank. Door de geheimhoudingsplicht te verwerken in zaken als het interne personeelsreglement, klachtenregeling, maar ook contract tussen de organisatie en de vertrouwenspersoon houdt de rechter daar in eventuele voorkomende gevallen rekening mee.
Vereniging en beroepsregister vertrouwenspersonen
Er bestaat een Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen, het LVV. Deze vereniging is een kenniscentrum, geeft publieksvoorlichting, houdt cursussen, heeft een helpdeskfunctie, accrediteert opleidingen en houdt een beroepsregister bij.
Uitleg wat een vertrouwenspersoon doet laat het LVV zien in deze video.
Vanzelfsprekend zijn al onze vertrouwenspersonen lid van de LVV.
Vertrouwenspersoon verplicht?
Werkgevers zijn volgens de Arbowet verplicht om hun werknemers te beschermen tegen psychische druk of andere factoren die werkstress kunnen veroorzaken. In de Arbowet heet dat ‘psychosociale arbeidsbelasting’ afgekort PSA. Die druk tegengaan of verminderen kan via het mogelijk toegang geven tot een vertrouwenspersoon. De Arbowet geeft dus algemene richtlijnen maar verplicht niet het aanstellen van een vertrouwenspersoon.
Voor organisaties met meer dan 50 werknemers is het verplicht om een veilige meldregeling te hebben. In zo’n meldregeling staat hoe de organisatie omgaat met meldingen van (een vermoeden van) een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid en welke bescherming en mogelijkheden melders krijgen.
Op 9 februari 2023 is een wetsvoorstel ingediend voor het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon voor alle organisaties in Nederland. Door de huidige kabinetscrisis zal de behandeling wel wat doorschuiven maar de verplichting komt er mogelijk dus wel aan. Als organisatie kan je daar op wachten of al besluiten het personeelsbeleid een opkikker te geven en voor te lopen op wettelijke verplichtingen.
Abonnement eigen vertrouwenspersoon
Wat valt onder een abonnement?
- Eén vaste vertrouwenspersoon tenzij u ook een 2e wilt, dan ook een tweede;
- Uw medewerkers hebben altijd (24/7) toegang tot de vaste vertrouwenspersoon;
- Het eerste kwartier per medewerker is gratis voor abonnementhouders;
- Uw afdeling HR of personeelszaken kan altijd contact opnemen met de vaste vertrouwenspersoon;
- Indien gewenst jaarlijks een presentatie voor uw medewerkers en/of management;
- Jaarlijks een geanonimiseerd verslag, mag in jaarverslag van uw organisatie;
- Indien gewenst screening personeelsreglement op regeling ongewenst gedrag;
- Jaarlijks de eerste 2 uur gratis;
- Daarna 10% op het uurtarief bij elke concrete casus.
Tarieven externe vertrouwenspersoon
- Met een abonnement investeert u jaarlijks € 350,00 in veiligheid voor uw personeel;
- Ons losse uurtarief voor een gecertificeerd vertrouwenspersoon bedraagt € 140,00 per uur;
- Met een abonnement betaalt u dus de eerste 2 uur niets en daarna € 126,00 per uur;
- Indien gewenst kunnen we uw organisatie of afdeling trainen, hiervoor gelden maatwerktarieven;
- De tarieven zijn vanzelfsprekend exclusief BTW.
Baten van een vertrouwenspersoon
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon laat altijd zien dat uw organisatie het personeel een goed hart toedraagt. Dat veilige werkklimaat zal meewerken bij uw personeelswerving. Maar minstens zo belangrijk is het tijdig en goed op kunnen lossen van personeelsspanningen. Dat scheelt elke organisatie ziekteverzuim en personeelsverloop.
Interne of externe vertrouwenspersoon?
Een interne functionaris is een medewerker van de organisatie zelf, die vaak naast een andere taak, de taak op zich neemt van vertrouwenspersoon. Het voordeel daarvan is dat deze persoon vaak het beste de interne cultuur en de juiste routes kent. Nadeel is echter dat het voor de medewerkers een rem kan zijn wegens de gedachte dat de interne functionaris mogelijk sneller zaken aan anderen zoals het management lekt. Ook kan er vrees bestaan over objectiviteit omdat deze functionaris mogelijk ook de andere partij kent.
Een externe vertrouwenspersoon wordt sneller als objectief gezien. Ook is er minder vrees voor lekken van informatie. Daarnaast is de externe functionaris de specialist die de kennis en ervaring van vele soortgelijke problemen kent en kan gebruiken. Het nadeel van het minder kennen van de organisatie kan deels worden hersteld door gebruik te maken van een ‘vaste’ vertrouwenspersoon.
Onze vertrouwenspersonen
We hebben verschillende contactpersonen aan ons verbonden. Mannen en vrouwen. Met diverse achtergronden en vestigingsplaatsen. Met elk van hen kunt u een contract als hiervoor besproken afsluiten. Onze contactpersoon die onze contractsoorten en vertrouwenspersonen met u bespreekt is mr. Maarten van Dijk. Maarten is vanzelfsprekend ook gecertificeerd vertrouwenspersoon met als specialiteit ongewenst gedrag en integriteit. Bij het LLV heeft hij registernummer is VP-2580.
Vertrouwenspersoon Engelstalige medewerkers
Wij hebben ook vertrouwenspersonen aan ons gebonden die vloeiend zijn in de Engelse taal.
Our confidential Advisors/ Confidants are happy to contact you in English.
Vertrouwenspersoon Franstalige medewerkers
Wij hebben ook vertrouwenspersonen aan ons gebonden die vloeiend zijn in de Franse taal.
Nos Confidents se feront un plaisir de vous parler en français.
Contactmethodes met onze vertrouwenspersonen
In geval van ongewenst gedrag is het essentieel dat er een veilige en laagdrempelige manier is om deze zaken te melden en te behandelen. Gebruik maken van een vaste vertrouwenspersoon is bij uitstek de route om dat voor elkaar te krijgen.
De vaste persoon is te benaderen via telefoon, mail maar ook door bezoek in onze kantoren. Het is voor een medewerker met een dergelijk probleem namelijk fijn als hij contactkeuzes heeft. Indien de medewerker dat wenst kunnen we ook naar het werk of zijn privé locatie komen.
Voor grotere organisaties kunnen we zelfs periodiek spreekuren met elkaar afspreken.
